Mitarbeiterentwicklung & Soft Skills

Konfliktgespräche erfolgreich führen: Wie Mitarbeiter:innen sich vorbereiten können

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Konfliktgespräche erfolgreich führen: Wie Mitarbeiter:innen sich vorbereiten können

Es ist Montagmorgen und Sie betreten das Büro. Die Stimmung? Eisig. Ihre Kollegin grüßt Sie nicht einmal. Ihre Teamleitung wirft Ihnen vielsagende Blicke zu. Und Sie? Sie wissen genau, dass das Projekt-Debakel von letzter Woche der Grund für diese Spannung ist. Kommt Ihnen so eine Situation bekannt vor?

Konflikte sind im Arbeitsalltag unvermeidlich – sei es unter Kolleg:innen, zwischen Abteilungen oder mit Vorgesetzten. Was es dann braucht, ist ein professionelles Konfliktgespräch, um Missverständnisse zu klären und eine konstruktive Zusammenarbeit sicherzustellen. Hier finden Siepraktische Tipps und eine klare Anleitung, wie Sie Konfliktgespräche erfolgreich führen und sich darauf vorbereiten können.

Was ist ein Konfliktgespräch?

Ein Konfliktgespräch ist wie eine Brücke zwischen zwei Seiten, die gerade unterschiedliche Ansichten haben. Es handelt sich um ein strukturiertes Gespräch, das dazu dient, Meinungsverschiedenheiten, Missverständnisse oder andere Spannungen am Arbeitsplatz offen und sachlich zu klären. Bei diesem Treffen sprechen alle Beteiligten ehrlich über ihre Anliegen. Das Ziel ist es, eine Lösung zu finden, die für alle akzeptabel ist und eine langfristige, positive Zusammenarbeit ermöglicht.

Konfliktgespräch führen: Vorbereitung, Regeln, Ablauf

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Typische Konfliktsituationen am Arbeitsplatz

Im Büroalltag gibt es viele Gelegenheiten für Missverständnisse und Reibungen. Oft entstehen Konflikte aus alltäglichen Situationen, die wir alle kennen. Auch die Ursachen haben diverse Gründe: unterschiedliche Ziele, abweichende Meinungen, verschiedene Persönlichkeiten oder gegensätzliche Arbeitsstile.

Häufig sehen wir …

  • Zielkonflikte, wenn Teams oder Abteilungenunterschiedliche Prioritäten setzen,
  • Beurteilungskonflikte, wenn Situationen oder Leistungen verschieden eingeschätzt werden,
  • Verteilungskonflikte, wenn es Unstimmigkeiten über Ressourcen gibt, und
  • Beziehungskonflikte, wenn zwischenmenschliche Spannungen auftreten.

Beispiele für Konfliktgespräche

Diese drei Beispiele verdeutlichen, wie solche Konflikte im Arbeitsalltag auftreten und wie man sie erfolgreich lösen kann:

1.     Missverständnisse bei der Kommunikation

Lena und Thomas arbeiten im selben Projektteam. Beide sind sehr engagiert, aber Lena hat das Gefühl, dass Thomas oft wichtige Informationen nicht mit ihr teilt. Was folgt ist ein Informations-Blackout. Sieerfährt oft erst in letzter Minute von Änderungen oder neuen Aufgaben. Thomas hingegen glaubt, dass er Lena nicht mit „Kleinigkeiten“ belasten muss und ist davon überzeugt, dass sie die wichtigsten Dinge von selbst mitbekommt. Das führt zu Frust bei Lena, die sich übergangen fühlt, während Thomas die Situation nicht einmal richtig bemerkt.

Lösung im Konfliktgespräch: Im Gespräch stellt sich heraus, dass Thomas gar nicht bewusst war, dass Lena sich übergangen fühlt. Sie erklärt ihm, wie wichtig es für sie ist, immer auf dem neuesten Stand zu sein, um ihre Aufgaben effektiv zu erledigen. Thomasversteht, dass er öfter auf sie zukommen muss, um Missverständnisse zu vermeiden. Beide einigen sich darauf, regelmäßige Updates zu machen, auch wenn es nur Kleinigkeiten sind.

2.     Unterschiedliche Arbeitsweisen

Didem und Markus sind Teil eines kleinen Teams, das ein wichtiges Projekt betreut. Didem ist strukturiert und plant ihre Aufgaben immer Wochen im Voraus. Markus hingegen arbeitet lieber spontan und auf den letzten Drücker. Der Arbeitsstil-Clash ist hier vorprogrammiert: Während Markus sich dabei wohlfühlt, gerät Didem zunehmend unter Stress, weil sie das Gefühl hat, dass seine kurzfristige Arbeitsweise ihre Planung durcheinanderbringt. Der Konflikt eskaliert, als ein wichtiger Meilenstein nicht rechtzeitig erreicht wird und Didem das Gefühl hat, dass Markus Schuld daran ist.

Lösung im Konfliktgespräch: Im Gespräch erklärt Didem, warum sie Markus' Arbeitsweise als stressig empfindet und wie es ihre eigenen Prozesse beeinflusst. Markus gesteht, dass er sich unter Druckgesetzt fühlt, weil er den Eindruck hat, dass Didem ihm nicht vertraut. Sieeinigen sich darauf, einen gemeinsamen Plan zu erstellen, der mehr Flexibilität für Markus bietet, aber gleichzeitig Didems Bedürfnis nach Strukturberücksichtigt.

3.     Ungleiche Arbeitsbelastung

Sandra und Ahmed arbeiten in der gleichen Abteilung, doch während Sandra das Gefühl hat, dass sie den Großteil der Arbeit übernimmt, scheint Ahmed oft weniger beschäftigt zu sein – ein klassisches Workload-Dilemma. Der Konflikt brodelt schon seit Wochen und führt dazu, dass Sandra zunehmend genervt auf Ahmed reagiert. Ahmed hingegen fühlt sich unverstanden, weil er glaubt, genauso hart zu arbeiten, nur dass seine Aufgabenweniger sichtbar sind.

Lösung im Konfliktgespräch: Sandra und Ahmed setzen sich zusammen und sprechen offen über ihre Arbeitsbelastung. Ahmed erklärt, dass er viele Aufgaben im Hintergrund erledigt, die Sandra nicht immer mitbekommt. Sandra wiederum macht deutlich, dass sie sich oft überlastet fühlt, weil sie viel mehr direkte Verantwortung trägt. Sie einigen sich darauf, ihre Aufgaben regelmäßig zu besprechen und transparenter zu gestalten, um die Arbeitslast besser zu verteilen.

Der Ablauf eines erfolgreichen Konfliktgesprächs

Ein gutes Konfliktgespräch startet damit, dass alle erkennen: Ja, wir haben ein Problem. Wichtig ist, dass jede:r mitmachen und an einer Lösung arbeiten will. Dabei sollten alle offen sagen, was sie denken und fühlen. Besonders wichtig: gut Zuhören und Empathie für das Gegenüber mitbringen.

Ablauf eines erfolgreichen Konfliktgesprächs

Emotionen im Konfliktgespräch: Wut darf sein!

In Konfliktgesprächen kochen oft die Gefühle hoch – und das ist völlig normal. Besonders Wut wird häufig als unangebracht angesehen und unterdrückt. Doch genau hier liegt der Fehler: Wut kann konstruktiv sein, denn sie signalisiert, dass eine Grenze überschritten wurde. Wichtig ist, diese Emotionen gezielt ins Gespräch einzubringen. Anstatt Ärger herunterzuschlucken, ist es oft besser, ihn offen anzusprechen. Wenn Sie sagen: „Ich merke, dass mich die Situation wütend macht, weil…“, geben Sie Ihrem Gegenüber die Chance, darauf einzugehen, bevor die Emotionen das Gespräch überrollen.

Regeln fürs Konfliktgespräch: Wut rauslassen, aber richtig

Gefühle zu unterdrücken, führt oft zu noch mehr Spannungen. Stattdessen: Geben Sie Ihrer Wut Raum – aber kontrolliert. So verhindern Sie, dass Emotionen sich anstauen und später unkontrolliert ausbrechen.

Wut ist Ihr Freund – wenn Sie wissen, wie Sie damit umgehen. Wenn etwas nicht stimmt, gibt Ihnen Wut das Signal: Hier muss sich was ändern! So können Sie das Beste daraus machen:

  • Wut wahrnehmen: Lassen Sie die Emotion zu. Wut zeigt Ihnen, dass eine Grenze überschritten wurde.
  • Gefühle klar ausdrücken: Sagen Sie, was Sie fühlen! Das hilft, Missverständnisse zu vermeiden.
  • Spannung abbauen: Auch körperlich macht sich Wut bemerkbar. Nutzen Sie kleine Tricks, um sie abzubauen: Atmen Sie tief durch, spannen Sie kurz die Muskeln an oder gönnen Sie sich eine kurze Pause.

Wenn gar nichts mehr hilft: Cool-off-Phasen einführen
Im Team kann es hilfreich sein, Vereinbarungen für den Umgang mit Wut zutreffen. Legen Sie gemeinsam fest, dass es in Ordnung ist, eine Pause einzulegen, wenn die Emotionen hochkochen. Wenn jemand sagt: „Ich brauche jetzt einen Moment für mich“, sollte das akzeptiert werden. Die Person kann sich dann beruhigen und sich melden, wenn sie bereit ist, das Gespräch fortzusetzen.

Die vier Ebenen eines Konfliktgesprächs

Wie bereits erwähnt, ist die richtige Vorbereitung eines Konfliktgespräches das A und O. Dabei sollte man auf mehreren Ebenen ansetzen, um das Gespräch möglichst effektiv zu gestalten. Jede dieser Ebenen hilft Ihnen, den Konflikt umfassend zu verstehen und Ihre Gesprächsstrategie zu entwickeln. Die folgende Checkliste führt Sie durch den Vorbereitungsprozess und durch das Gespräch.

Fazit: Konfliktgespräche konstruktiv führen

Konflikte gehören zum Arbeitsalltag – aber sie sind kein notwendiges Übel, sondern eine Chance, Dinge zu verbessern. Mit einer guten Vorbereitung und einer offenen Haltung können Konflikte nicht nur gelöst, sondern auch das Arbeitsklima nachhaltig verbessert werden. Denken Sie daran: Es geht nicht darum, das Gespräch zu gewinnen, sondern gemeinsam eine Lösung zu finden, die für alle funktioniert. Wenn Sie die verschiedenen Ebenen im Blickbehalten, schaffen Sie die Grundlage für eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit.

Kerstin Schreck

Entwicklungserleichterin, Germanistin, Anglistin ( M.A.), Betriebswirtin ( VWA). Seit 1999 bei der Haufe Akademie an Bord. Leidenschaftliche Kommunikatorin rund um News aus der Haufe Akademie und alle Themen, die die Menschen bei der Haufe Akademie bewegen. Kerstins Blick auf die Themen entspricht der Frage: Wie hilft das dabei, Entwicklung zu erleichtern?