Weiterbildungen machen Unternehmen fit für die Zukunft. Mitarbeiter:innen entwickeln sich und ihre Fähigkeiten weiter und bringen so die Organisation voran. Hier kommt der Einkauf ins Spiel. Oftmals müssen besonders fachliche Weiterbildungen aus den unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens extern eingekauft werden. Damit die Beschaffung gelingt, setzen immer mehr Einkäufer:innen auf digitale Beschaffungsplattformen. So auch Stefan Kieslich, Head of Corporate Purchasing & Operations bei der Haufe Group. Er gibt Einblicke, wie der Einsatz von Plattformen für die Beschaffung von Weiterbildung Prozesse vereinfacht und den Einkauf effizienter gestaltet.
Einkauf von Weiterbildung: Angebot und Nachfrage meistern
Die Digitalisierung hat den Einkauf in den letzten Jahren stark verändert. Zentrale, digitale Beschaffungsplattformen organisieren inzwischen die Beschaffung in großen Unternehmen. Auch Weiterbildung muss kontinuierlich beschafft werden. Doch „One Size Fits All“ ist hier keineswegs die Antwort. Es geht vielmehr darum, den stetig steigenden, individuellen Anforderungen gerecht zu werden. Eine Vielzahl unterschiedlicher Weiterbildungen muss jedes Jahr extern eingekauft werden. Während die eine Abteilung eine Veranstaltung von Anbieter X bestellt, benötigt die andere Abteilung ein Seminar von Anbieter Y. Digitale Plattformen unterstützen den operativen Einkauf, indem sie das Angebot des Marktes konsolidieren und intern zentralisiert abbilden. Das schafft Transparenz und vereinfacht den Buchungsprozess.
Ein Blick hinter die Kulissen: Wie Unternehmen die Beschaffung von Weiterbildung digitalisieren
Doch wie können solche Prozesse tatsächlich in die Praxis umgesetzt werden? Stefan Kieslich, Head of Corporate Purchasing & Operations bei der Haufe Group, teilt seine Erfahrungen. Er berichtet, wie er und sein Team mit Hilfe eines Punch-Out-Katalogs die Prozesse rund um die Beschaffung von Weiterbildung vereinfacht haben. Trotz dieser standardisierten Kataloglösung ist für ihn das Konzept „One Size Fits All“ nicht die einzige Devise. Schließlich kommen Ideen von verschiedenen Seiten. „Die Beschaffung von Weiterbildungen hat sich in den letzten Jahren stark digitalisiert. Wo früher der Fokus auf Einsparung lag, geht es heute eher um die Digitalisierung und Optimierung von Prozessen. Inzwischen kommen auch die Impulse aus unterschiedlichen Richtungen. Das können sowohl HR als auch Personalentwicklung sein. Zum anderen aber auch die Mitarbeiter:innen, die intrinsisch motiviert sind, sich weiterzubilden. Und wenn dann bereits ein zentrales Weiterbildungsportfolio zur Verfügung steht, dann vereinfacht das den Beschaffungsprozess direkt. Natürlich brauchen Mitarbeiter:innen auch meistens noch die Freigabe von ihren Vorgesetzten. Aber auch die gelingt effizienter über ein zentrales Tool.“
Was es also braucht, ist eine ganzheitliche Betrachtung der Beschaffungsprozesse, um sie zeitgemäß und effizient zu gestalten. Diese sehen auch Kieslich und sein Team so: „Mit Kataloganbietern wie Haufe Semigator habe ich im Einkauf einen besseren Überblick: Wie viele Seminare werden gebucht, wer hat wo was ausgegeben? Das gibt auch einen großen Mehrwert im Reporting und macht den Auftragungsprozess schlank. Besonders eine C-Warengruppe wie Weiterbildung profitiert wenn Themen und Kreditoren auf einer digitalen Plattform gebündelt werden.“
Digitaler Einkauf von Weiterbildung: Die Vorteile im Überblick
Besonders in der Beschaffung von Weiterbildungen für unterschiedliche Unternehmensbereiche sind die Vorteile einer zentralen, digitalen Lösung offensichtlich. Schließlich ebnet sie nicht nur den Weg in eine digitale Zukunft für den Einkauf. Sie trägt auch dazu bei, dass Mitarbeiter:innen unkompliziert genau die Weiterbildung finden und buchen, die sie für ihre persönliche Entwicklung benötigen. Die Vorteile einer digitalen Beschaffungslösung im Überblick:
- Erhöhte Transparenz & Kostenkontrolle: Werden alle Weiterbildungen über eine zentrale Plattform gebucht, behält der Einkauf zu jedem Zeitpunkt den Überblick. Wer hat wann welche Weiterbildung zu welchen Kosten gebucht? Dank der Zentralisierung behalten Einkäufer:innen jegliche Kosten im Blick. Dadurch sehen sie leichter, wo es Einsparungspotenziale gibt, welche Rahmenverträge eventuell neu verhandelt werden sollten, welche Angebote viel nachgefragt werden und welche eventuell aus dem Portfolio genommen werden sollten.
- Flexibilität & Anpassungsfähigkeit: Welche Fähigkeiten brauchen wir heute, welche Kompetenzen sind morgen relevant? Mit einer digitalen Beschaffungslösung können Unternehmen schnell auf die sich verändernden Anforderungen am Markt reagieren. Einkäufer:innen stellen dabei sicher, dass Mitarbeiter:innen schnell und unkompliziert genau die Weiterbildungen finden und buchen können, die sie brauchen – noch dazu auf schlankem, rechtssicherem und digitalem Weg.
- Compliance: Mit einer digitalen Plattform für den Einkauf von externer Weiterbildung halten Einkäufer:innen mühelos alle Compliance-Richtlinien ein und schaffen Transparenz über ihre Lieferant:innen.
- Kostenreduktion durch optimierte Prozesse: Mit einer digitalen Beschaffungsplattform reduzieren Unternehmen nicht nur das Maverick Buying, da jegliche Beschaffungen über die Plattform laufen. Sie reduzieren zudem auch Kosten, indem Prozesse nicht mehr manuell, sondern automatisiert ablaufen. Das spart Zeit und Ressourcen und damit Geld.
Einkauf der Zukunft: Der Einkauf als Möglichmacher!
Mit einer digitalen Beschaffungslösung reduzieren Einkäufer:innen manuelle Prozesse und sparen dadurch wertvolle Ressourcen ein. Gerade beim Thema betriebliche Weiterbildungen sind effiziente Prozesse im Einkauf essenziell, um schnell und zielgerichtet auf gesteigerte Anforderungen reagieren zu können. Denn während der:die eine Mitarbeiter:in aus dem Marketing eine Weiterbildung in Sachen Künstliche Intelligenz und Marketing fordert, braucht der:die andere Mitarbeiter:in aus der Produktion eine Einführung an einer neuen Maschine, die nur über eine:n externe:n Experten:in erfolgen kann. In beiden Fällen ist das Unternehmen darauf angewiesen, dass der Einkauf Prozesse bietet, die ein schnelles und effizientes Bestellen der geforderten Weiterbildungen ermöglicht. Denn nur dann stellt das Unternehmen sicher, dass die benötigten Kompetenzen umgehend in der Belegschaft vertreten sind.
„Grundsätzlich sehen wir uns im Einkauf als Möglichmacher und nicht als Verhinderer – und nehmen bei Bedarf auch neue Lieferanten auf oder trennen uns von alten. 'One Size Fits All' beim Einkauf von Weiterbildung sehe ich nämlich kritisch. Demnach unterstützen wir, wenn der Bedarf da ist, auch individuelle Wünsche nach speziellen Angeboten außerhalb des Katalogs. Das geht gut mit Kataloganbietern, die mit standardisierten Aufnahmeprozessen von neuen Lieferanten den Prozess verschlanken.“ – Stefan Kieslich
