Smartes Weiterbildungsmanagement: 3 nützliche Tools

Weiterbildungsmanagement in agilen Zeiten: Was wird heute von der Personalentwicklung erwartet? 

Die Zahlen sprechen für sich: Immer mehr Unternehmen investieren in die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter:innen. Lag das Weiterbildungsbudget 2021 pro Kopf noch bei 1.400 Euro stockten die Unternehmen 2022 auf 1.700 Euro auf. Tendenz steigend.¹ Organisationen wissen: Sie brauchen Mitarbeiter:innen, die sich kontinuierlich an die neuen Anforderungen der Arbeitswelt 4.0 anpassen und ihre Kompetenzen und Fähigkeiten entsprechend ausbauen. Sonst leidet die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Die Aufgabe der Personalentwicklung ist es, sicherzustellen, dass diese Fähigkeiten und Kompetenzen zur richtigen Zeit im Unternehmen vorhanden sind. Werden Kompetenzen beispielsweise akut benötigt, lassen sich diese nicht sofort am Arbeitsmarkt finden. Stattdessen können Unternehmen mittels Re- und Upskilling das Potenzial ihrer bestehenden Mitarbeiter:innen ausschöpfen und die Belegschaft gleichzeitig fit machen für die Zukunft.

Eine neue Weiterbildungsstrategie bedeutet für die Personalentwicklung, Mitarbeiter:innen entweder gezielt weiterzubilden (Upskilling) oder umzuschulen (Reskilling). Damit das gelingt, braucht es Lernstrukturen, die Weiterbildungen niedrigschwellig und für alle im Unternehmen zugänglich machen. Diese Strukturen sollen Mitarbeiter:innen motivieren, sich kontinuierlich und auch eigenständig weiterzubilden. Nur dann lässt sich der Bedarf an neu oder zukünftig geforderten Kompetenzen abdecken. Personalentwickler:innen werden dadurch immer öfter zum:zur Coach:in und Sparringpartner:in für die Lernenden – statt zum Admin formaler Frontalschulungen.

Weiterbildungsmanagement effizient mit Tools unterstützen

Es ist für Personalentwickler:innen nicht einfach, der neuen Rolle als Coach:in und Sparringpartner:in gerecht zu werden und Weiterbildung ganzheitlich zu denken. Die Betreuung der Lernenden geht weit über die Organisation gesetzlich vorgeschriebener Schulungen hinaus. Es geht dabei um nichts weniger als die Sicherstellung der Zukunftsfähigkeit des Unternehmens durch den Aufbau zukunftsrelevanter Kompetenzen. Doch Unterstützung finden Personalentwickler:innen in digitalen Tools. Die drei wichtigsten stellen wir vor:

Learning Management Systeme: Der Klassiker

Learning Management Systeme (LMS) zählen mittlerweile zu den Evergreen Solutions am Weiterbildungsmarkt. Sie ermöglichen die Organisation und Durchführung von Pflichtunterweisungen, denn Unternehmen müssen beispielsweise für Schulungen zu Brandschutz, Datenschutz oder Compliance sorgen. In kleinen Unternehmen funktioniert die manuelle Organisation dieser Schulungen ohne Probleme. Doch je größer und komplexer das Themenfeld wird, desto größer der Organisationsaufwand für die Personalentwicklung. Über ein LMS können die entsprechenden Schulungen zentral gemanagt werden und der Nachweis wird automatisch erstellt. Administrative Prozesse werden automatisiert, gesetzliche Regelungen verlässlich eingehalten und gleichzeitig wird das selbstgesteuerte Lernen im Unternehmen gefördert. Lernende können sich schließlich eigenständig um ihre Anmeldung zur entsprechenden Schulung kümmern.

Kaum ein Unternehmen kommt heute noch ohne aus – Pflichtunterweisungen einfach zuweisen, Compliance Trainings & Co. mühelos managen. Ein LMS ist die Basis für ein strukturiertes Weiterbildungsmanagement.

Learning Experience Plattform: Die Innovative 

Neben zentral zur Verfügung gestellten, oftmals langfristig geplanten Schulungen in einem LMS brauchen Unternehmen in der Arbeitswelt 4.0 auch schnelle, agile, niedrigschwellige Lerninhalte. Diese können Mitarbeiter:innen im Moment of Need, also dann, wenn sie akut neues Wissen brauchen, konsumieren und sich zielgerichtet weiterbilden. Möglich machen das so genannte Learning Experience Plattformen (LXP). Sie fördern individuelles, selbstgesteuertes Lernen mittels kleiner, unterhaltsamer Lerneinheiten, die jederzeit und von überall konsumiert werden können. Gleichzeitig fördern diese Plattformen auch den Wissensaustausch untereinander und stellen die eigenständige, individuelle Lernerfahrung der Mitarbeiter:innen in den Mittelpunkt.‍

Wissen im Unternehmen sichtbar machen, Learner Engagement fördern und für alle möglich machen: Eine Learning Experience Plattform ist für die Unternehmen das ideale Tool, die Menschen und Know-how verbinden und das im Unternehmen verankern wollen.

Learning Procurement Plattform: Der Underdog

Die Arbeitswelt 4.0 ist komplex, herausfordernd und vor allem vielfältig! Alle geforderten Kompetenzen und Fähigkeiten über interne Weiterbildungen in LMS oder LXP abzudecken, ist kaum möglich. Schließlich werden auch die fachlichen Anforderungen immer spezifischer und dadurch komplexer. So wandert der Blick schnell Richtung extern auf der Suche nach fachlichen Weiterbildungen am freien Markt. Doch das führt dazu, dass die Personalentwicklung den Überblick über die durchgeführten Weiterbildungen und die damit neu erworbenen Kompetenzen im Unternehmen verliert, wenn jede:r Mitarbeiter:in, jedes Team eigenständig externe Weiterbildungen bucht.  

Diese Intransparenz stellt einen Wettbewerbsnachteil dar, soll die Personalentwicklung doch eigentlich sicherstellen, dass die richtigen Kompetenzen zum richtigen Zeitpunkt im Unternehmen vorhanden sind. Ein Tool, das hier unterstützen kann, ist eine sogenannte Learning Procurement Plattform. Ähnlich wie ein LMS oder eine LXP bündelt die Learning Procurement Plattform alle fachlichen Weiterbildungsangebote an einer zentralen Anlaufstelle. Lernende suchen, finden und buchen die für sie passende externe Weiterbildung über die Plattform. Dank dieses zentralisierten Einkaufsprozesses behalten Personalentwickler:innen zu jedem Zeitpunkt den Überblick über durchgeführte Weiterbildungen – und können so die langfristige Kompetenzentwicklung im Unternehmen strategisch steuern.  

Eine Learning Procurement Plattform schafft Transparenz. Alle externen Angebote einfach finden, vergleichen, buchen und abrechnen. Im Vergleich zu einem herkömmlichen Buchungsprozess sparen sich Personalentwickler:innen und Mitarbeiter:innen glatt 80 Prozent der manuellen Aufwände!

Weiterbildungsmanagement strategisch angehen

Im Weiterbildungsmanagement geht es darum, die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen durch die gezielte und strategische Bereitstellung von Kompetenzen zu sichern. Zu definieren, welche das sind, wann sie benötigt und wie sie vermittelt werden, zählt zu den neuen Aufgaben von Personalentwickler:innen. Dafür gehen sie das Weiterbildungsmanagement im Unternehmen strategisch an, indem sie relevante Weiterbildungsbereiche (formal, informell, fachlich) mit entsprechender Toolunterstützung abdecken:  

• Ein LMS kommt bei der Organisation und Durchführung formaler Schulungen zum Einsatz.
• Eine LXP fördert mittels kurzweiliger und unterhaltsamer Lerninhalte das eigenständige Lernen im Moment of Need.  
• Eine Learning Procurement Plattform erleichtert Lernenden und Personalentwickler:innen zugleich das Suchen, Finden, Vergleichen und Buchen externer, fachlicher Weiterbildungen.  

Nur durch diesen ganzheitlichen Ansatz im Weiterbildungsmanagement schafft es die Personalentwicklung, den neuen Anforderungen gerecht zu werden und sicherzustellen, dass das eigene Unternehmen auch noch in 5, 10 und 15 Jahren über die Kompetenzen verfügt, die es braucht, um langfristig erfolgreich zu sein.  

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