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Weiterbildungsmanagement: Die besten Tipps & Tools für nachhaltigen Erfolg

26.2.2024
8
Minuten Lesezeit

Weiterbildung ist ein zentraler Erfolgsfaktor für Unternehmen und Mitarbeitende. Doch für die Personalentwicklung ist es bei all den Angeboten oft eine Herausforderung, die Fäden zusammenzuziehen und den Überblick zu behalten. Was dabei hilft? Smartes Weiterbildungsmanagement. In diesem Blogbeitrag lernen Sie drei Tools kennen, die Ihre Weiterbildungsprozesse optimieren – praktisch, übersichtlich und direkt umsetzbar. Plus: alles Wissenswerte rund ums Thema Weiterbildungsmanagement.

Definition: Was ist Weiterbildungsmanagement?

Weiterbildungsmanagement bedeutet weitaus mehr als nur Trainings zu organisieren. Es umfasst die systematische Planung, Durchführung und Kontrolle von Weiterbildungsmaßnahmen im Unternehmen. Ziel ist es, Lernprozesse gezielt zu gestalten, um Kompetenzen zu stärken und die individuelle Entwicklung der Mitarbeitenden mit den Unternehmenszielen zu verbinden. Im Mittelpunkt steht hierbei die strategische Verknüpfung von Unternehmenszielen mit den Entwicklungsbedarfen der Mitarbeitenden. So wird Weiterbildung zu einem echten Hebel, der sowohl die Teams als auch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens voranbringt.

Warum ist Weiterbildungsmanagement wichtig?

Karrieren verlaufen längst nicht mehr geradlinig – und darin liegt großes Potenzial. Die Kompetenzen, die von Fachkräften erwartet werden, unterliegen einem stetigen Wandel. Deshalb sichern Unternehmen, die Weiterentwicklung als festen Bestandteil ihrer Kultur etablieren nicht nur ihr Know-how, sondern profitieren auch von vielfältigen Vorteilen:

  • Fachkräftesicherung: Durch gezielte Qualifizierungsmaßnahmen können Kompetenzlücken geschlossen und der Fachkräftemangel aktiv bekämpft werden. Dazu gehören auch Re- und Upskilling-Maßnahmen, die Mitarbeitende gezielt im Hinblick auf interne Bedarfe weiterentwickeln – was schlussendlich nicht nur die Kosten für Recruiting, sondern auch die Fluktuation im Unternehmen senken kann.
  • Wettbewerbsfähigkeit steigern: Mitarbeitende werden auf neue Technologien, Methoden und Marktanforderungen vorbereitet. Ob neue Software, agile Methoden oder Nachhaltigkeitsstandards – wer frühzeitig in Weiterbildungsmanagement investiert, bleibt wettbewerbsfähig und zukunftssicher.
  • Mitarbeitermotivation und Bindung: Karrierewege entstehen nicht von selbst, sie brauchen Impulse. Wenn Mitarbeitende gefördert werden, steigt ihre Zufriedenheit.  
    Ein Beispiel: Eine Fachkraft erhält die Möglichkeit, sich zum Teamlead weiterzuentwickeln, indem sie gezielt Führungstrainings besucht.  
    Die Folge: Ihre Motivation wächst und auch die emotionale Bindung ans Unternehmen wird langfristig gestärkt.
  • Innovation fördern: Wissen ist der Treiber für Fortschritt. Wer regelmäßig andere Perspektiven einnimmt und Kompetenzen entwickelt, kann kreative Lösungen finden, bestehende Prozesse optimieren und neue Geschäftsfelder erschließen. Weiterbildung schafft die Basis für eine innovationsfreundliche Unternehmenskultur.
  • Transformation & Change aktiv gestalten: Wandel ist eine Konstante – doch er gelingt nur, wenn Mitarbeitende darauf vorbereitet sind. Gezielte Qualifizierungsmaßnahmen unterstützen Change-Prozesse, indem sie Unsicherheiten abbauen, Veränderungsbereitschaft fördern und Führungskräfte in ihrer Transformationsrolle stärken.
Grafik: Weiterbildungsmanagement

Zentrale Ziele eines effektiven Weiterbildungsmanagements

Ein strategisch ausgerichtetes Weiterbildungsmanagement verfolgt klare Ziele:

  • Passgenaue Entwicklung ermöglichen: Nicht jede Weiterbildung bringt automatisch den gewünschten Erfolg. Entscheidend ist, dass Lernangebote individuell abgestimmt sind – auf den Unternehmenskontext, auf konkrete Jobanforderungen und auf die persönlichen Entwicklungsziele der Mitarbeitenden.
  • Zukunftsfähigkeit des Unternehmens sichern: Investitionen in Weiterbildung zahlen sich aus – wenn sie messbar gemacht werden. Die Analyse von Lernerfolgen und der Praxistransfer zeigen, welche Maßnahmen wirken und wo Optimierungspotenzial besteht.
  • Wissen in den Arbeitsalltag integrieren: Weiterbildung entfaltet ihren größten Nutzen, wenn sie sich direkt in den Berufsalltag einfügt. Methoden wie Blended Learning oder praxisnahe Trainings helfen, Wissen nicht nur zu vermitteln, sondern nachhaltig zu verankern.
  • Lernprozesse effizient steuern: Wer Weiterbildung gezielt plant, spart Zeit und Ressourcen. Digitale Lösungen erleichtern das Management – von der Bedarfsermittlung über die Buchung bis zur Erfolgsmessung. So bleibt mehr Raum für strategische Weiterentwicklung statt administrativer Aufgaben.
  • Dynamische Weiterbildungsstrategien entwickeln: Weiterbildung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Die Herausforderung liegt darin, Lernangebote flexibel an neue Anforderungen anzupassen – sei es durch zukunftsorientierte Qualifizierungsprogramme oder individuelle Karrierepfade.

Kurz gesagt: Ein durchdachtes Weiterbildungsmanagement bedeutet also mehr als nur Schulungen zu organisieren. Es schafft die Basis für gezielte Entwicklung, nachhaltigen Wissenstransfer und zukunftssicheren Kompetenzaufbau.

Wer ist für Weiterbildungsmanagement im Unternehmen verantwortlich?

Die Implementierung und Steuerung des Weiterbildungsmanagements ist eine Gemeinschaftsaufgabe, die mehrere Akteure im Unternehmen einbindet. Hierfür braucht es eine enge Zusammenarbeit aller Beteiligten:

  • Geschäftsleitung: Definiert die strategischen Ziele und stellt die nötigen Ressourcen bereit. Sie sorgt für die richtigen Rahmenbedingungen wie, z. B. der Freigabe finanzieller wie auch personeller Ressourcen.
  • Personalabteilung: Verantwortlich für Planung, Organisation und Erfolgsmessung der Maßnahmen.
  • Führungskräfte: Erkennen Entwicklungsbedarfe, geben Feedback und fördern die individuelle Weiterentwicklung im Team.
  • Mitarbeitende: Gestalten ihre eigenen Learning Journeys aktiv mit, indem sie Entwicklungswünsche einbringen und Initiative zeigen.
  • Externe Partner: Ergänzen internes Know-how mit spezialisiertem Fachwissen und innovativen Lernansätzen.
Grafik: Wer übernimmt die Verantwortung für das Weiterbildungsmanagement?

In 5 Schritten Weiterbildungsmanagement strukturiert angehen

Ein strukturierter Ansatz hilft, Weiterbildungsmanagement erfolgreich im Unternehmen zu etablieren:

  1. Bedarfe analysieren: Welche Kompetenzen sind heute und in Zukunft gefragt? Eine enge Abstimmung mit Führungskräften sowie eine strategische Analyse der Unternehmens- und Marktanforderungen legen die Basis für gezielte Maßnahmen.
  2. Ziele definieren: Klare, messbare Lernziele sind essenziell. Sie sollten nicht nur den individuellen Entwicklungsbedarf der Mitarbeitenden berücksichtigen, sondern auch die langfristige Unternehmensstrategie unterstützen.
  3. Maßnahmen & Budget planen: Welche Lernformate sind am effektivsten für den jeweiligen Zweck? Ob klassische Seminare, E-Learnings oder Blended-Learning-Konzepte – die Auswahl sollte sowohl didaktisch sinnvoll als auch wirtschaftlich tragfähig sein.
  4. Praxisnahe Umsetzung: Weiterbildung muss so gestaltet sein, dass das Gelernte direkt im Arbeitsalltag angewendet werden kann. Ebenso entscheidend ist eine transparente Kommunikation: Mitarbeitende sollten verstehen, warum die Maßnahmen wichtig sind und welchen Mehrwert sie persönlich und für das Unternehmen bieten.
  5. Erfolg messen und kontinuierlich optimieren: Durch regelmäßiges Feedback, KPIs und Praxistransfer-Evaluationen lässt sich die Wirksamkeit der Maßnahmen gezielt verbessern und an neue Anforderungen anpassen.

Mit der richtigen Plattform wird die erfolgreiche Etablierung eines Weiterbildungsmanagements nicht nur effizienter, sondern auch transparenter und einfacher zu steuern.

Alles im Griff: So macht Semigator Enterprise Ihr Weiterbildungsmanagement einfach

Ob Bedarfsanalyse oder Bildungsreporting – Semigator Enterprise unterstützt Sie in jedem Schritt. Die intelligente Suchfunktion liefert Ihnen genau die Weiterbildungsangebote, die zu den Zielen Ihrer Mitarbeitenden passen. Buchungen erfolgen schnell und einfach über bevorzugte Anbieter, die Freigabeprozesse laufen digital und reibungslos. Automatische Erinnerungen und Einladungen halten alle auf dem neuesten Stand und nach der Teilnahme können die Mitarbeitenden ihre Weiterbildungen ganz einfach bewerten. Die Plattform liefert Ihnen jederzeit einen klaren Überblick über Budgets, Teilnahmequoten und Lernfortschritte – alles auf einen Blick. Einfacher geht’s nicht!

Weiterbildungsstrategie ganzheitlich denken

Erfahren Sie mehr über die 3 wichtigsten Bausteine für eine ganzheitliche Weiterbildungsstrategie in Unternehmen.

Interne vs. externe Weiterbildung

Interne Weiterbildung

Interne Maßnahmen eignen sich besonders, um Wissen weiterzugeben, das für viele Mitarbeitende relevant ist – etwa Projektmanagement, Kommunikation oder Grundlagen zu neuen Technologien. Sie sind oft kosteneffizient und fördern den Austausch innerhalb des Unternehmens. Jedoch kann es herausfordernd sein, sehr spezialisiertes Fachwissen intern abzudecken.

Externe Weiterbildung

Externe Trainings ermöglichen den Zugang zu spezialisiertem Fachwissen, aktuellen Trends und Best Practices aus der Branche. Sie sind besonders wertvoll, wenn es um komplexe oder stark weiterentwickelte Themen geht, die intern schwer abgedeckt werden können. Gleichzeitig bringen sie frische Impulse und neue Methoden ins Unternehmen. Allerdings erfordern sie oft mehr Budget und organisatorischen Aufwand.

Die Mischung aus interner und externer Weiterbildung bietet die größte Flexibilität. Externe Expertise wird gezielt eingebunden, während interne Maßnahmen sicherstellen, dass spezifische Unternehmensanforderungen berücksichtigt werden.

Weiterbildungsmanagement in agilen Zeiten: Was wird heute von der Personalentwicklung erwartet? 

Unternehmen wissen: Qualifizierte Mitarbeitende sind der Schlüssel zur Wettbewerbsfähigkeit in der Arbeitswelt 4.0. Doch wie viel wird tatsächlich in Weiterbildung investiert? Die Zahlen zeigen: Knapp zwei Drittel der Unternehmen (62 %) stellen ihren Mitarbeitenden jährliche Budgets von bis zu 1.000 Euro zur Verfügung. Am häufigsten bewegen sich die Förderungen zwischen 500 und 1.000 Euro (38 %).

Weiterbildungsbudget pro Mitarbeiter:in

Gerade kleinere Unternehmen mit 20 bis 49 Mitarbeitenden setzen hier oft stärkere Impulse. In dieser Gruppe gewähren 14 % ihrer Belegschaft ein Weiterbildungsbudget von 2.000 Euro oder mehr – ein Anteil, der deutlich über dem Durchschnitt liegt. Zum Vergleich: Bei großen Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten liegt dieser Wert bei lediglich 5 %. Aktuell investieren Unternehmen unterschiedlich stark in Weiterbildung – doch entscheidend ist nicht nur das Budget, sondern auch, wie Lernen gestaltet wird.

Von Admin zu Coach: Die neue Rolle der PE

Unternehmen, die in die Entwicklung ihrer Mitarbeitenden investieren, bleiben innovativ und attraktiv als Arbeitgeber. In einem sich schnell verändernden Marktumfeld ist kontinuierliche Weiterentwicklung kein Nice-to-have, sondern ein Muss. Erfolgreiches Weiterbildungsmanagement setzt deshalb auf Upskilling und Reskilling – mit Lernangeboten, die leicht zugänglich sind und Lust aufs Weiterlernen machen. Für Personalentwickler:innen bedeutet das einen Wandel: Sie werden immer mehr zu Coach:innen und Sparringspartner:innen für die Lernenden – statt nur formale Schulungen zu organisieren.

Weiterbildungsmanagement effizient mit Tools unterstützen

Es ist für Personalentwickler:innen nicht einfach, der neuen Rolle als Coach:in und Sparringspartner:in gerecht zu werden und Weiterbildung ganzheitlich zu denken. Die Betreuung der Lernenden geht weit über die Organisation gesetzlich vorgeschriebener Schulungen hinaus. Es geht dabei um nichts weniger als die Sicherstellung der Zukunftsfähigkeit des Unternehmens durch den Aufbau zukunftsrelevanter Kompetenzen. Doch Unterstützung finden Personalentwickler:innen in digitalen Tools. Die drei wichtigsten stellen wir vor:

Learning Management Systeme: Die Basis

Learning Management Systeme (LMS) zählen mittlerweile zu den Evergreen Solutions am Weiterbildungsmarkt. Sie ermöglichen die Organisation und Durchführung von Pflichtunterweisungen, denn Unternehmen müssen beispielsweise für Schulungen zu Brandschutz, Datenschutz oder Compliance sorgen. In kleinen Unternehmen funktioniert die manuelle Organisation dieser Schulungen ohne Probleme. Doch je größer und komplexer das Themenfeld wird, desto größer der Organisationsaufwand für die Personalentwicklung. Über ein LMS können die entsprechenden Schulungen zentral gemanagt werden und der Nachweis wird automatisch erstellt. Administrative Prozesse werden automatisiert, gesetzliche Regelungen verlässlich eingehalten und gleichzeitig wird das selbstgesteuerte Lernen im Unternehmen gefördert. Lernende können sich schließlich eigenständig um ihre Anmeldung zur entsprechenden Schulung kümmern.

Kaum ein Unternehmen kommt heute noch ohne aus – Pflichtunterweisungen einfach zuweisen, Compliance Trainings & Co. mühelos managen. Ein LMS ist die Basis für ein strukturiertes Weiterbildungsmanagement.
Warum setzen Unternehmen LMS ein?
Learning Management Systeme zählen mittlerweile zu den Evergreen Solutions am Weiterbildungsmarkt und werden von Unternehmen aus verschiedenen Gründen eingesetzt. Quelle: eLearning Journal 2023.

Learning Experience Plattform: Die Spielerische

Neben zentral zur Verfügung gestellten, oftmals langfristig geplanten Schulungen in einem LMS brauchen Unternehmen in der Arbeitswelt 4.0 auch schnelle, agile, niedrigschwellige Lerninhalte. Diese können Mitarbeiter:innen im Moment of Need, also dann, wenn sie akut neues Wissen brauchen, konsumieren und sich zielgerichtet weiterbilden. Möglich machen das so genannte Learning Experience Plattformen (LXP). Sie fördern individuelles, selbstgesteuertes Lernen mittels kleiner, unterhaltsamer Lerneinheiten, die jederzeit und von überall konsumiert werden können. Gleichzeitig fördern diese Plattformen auch den Wissensaustausch untereinander und stellen die eigenständige, individuelle Lernerfahrung der Mitarbeiter:innen in den Mittelpunkt.

Wissen im Unternehmen sichtbar machen, Learner Engagement fördern und für alle möglich machen: Eine Learning Experience Plattform ist für die Unternehmen das ideale Tool, die Menschen und Know-how verbinden und das im Unternehmen verankern wollen.

Learning Procurement Plattform: Die Effiziente

Die Arbeitswelt 4.0 ist komplex, herausfordernd und vor allem vielfältig! Alle geforderten Kompetenzen und Fähigkeiten über interne Weiterbildungen in LMS oder LXP abzudecken, ist kaum möglich. Schließlich werden auch die fachlichen Anforderungen immer spezifischer und dadurch komplexer. So wandert der Blick schnell Richtung extern auf der Suche nach fachlichen Weiterbildungen am freien Markt. Doch das führt dazu, dass die Personalentwicklung den Überblick über die durchgeführten Weiterbildungen und die damit neu erworbenen Kompetenzen im Unternehmen verliert, wenn jede:r Mitarbeiter:in, jedes Team eigenständig externe Weiterbildungen bucht.

Diese Intransparenz stellt einen Wettbewerbsnachteil dar, soll die Personalentwicklung doch eigentlich sicherstellen, dass die richtigen Kompetenzen zum richtigen Zeitpunkt im Unternehmen vorhanden sind. Ein Tool, das hier unterstützen kann, ist eine sogenannte Learning Procurement Plattform. Ähnlich wie ein LMS oder eine LXP bündelt die Learning Procurement Plattform alle fachlichen Weiterbildungsangebote an einer zentralen Anlaufstelle. Lernende suchen, finden und buchen die für sie passende externe Weiterbildung über die Plattform. Dank dieses zentralisierten Einkaufsprozesses behalten Personalentwickler:innen zu jedem Zeitpunkt den Überblick über durchgeführte Weiterbildungen – und können so die langfristige Kompetenzentwicklung im Unternehmen strategisch steuern.  

Eine Learning Procurement Plattform schafft Transparenz. Alle externen Angebote einfach finden, vergleichen, buchen und abrechnen. Im Vergleich zu einem herkömmlichen Buchungsprozess sparen sich Personalentwickler:innen und Mitarbeiter:innen glatt 80 Prozent der manuellen Aufwände!

Weiterbildungsmanagement strategisch angehen

Im Weiterbildungsmanagement geht es darum, die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen durch die gezielte und strategische Bereitstellung von Kompetenzen zu sichern. Zu definieren, welche das sind, wann sie benötigt und wie sie vermittelt werden, zählt zu den neuen Aufgaben von Personalentwickler:innen. Dafür gehen sie das Weiterbildungsmanagement im Unternehmen strategisch an, indem sie relevante Weiterbildungsbereiche (formal, informell, fachlich) mit entsprechender Toolunterstützung abdecken:

  • Ein LMS kommt bei der Organisation und Durchführung formaler Schulungen zum Einsatz.
  • Eine LXP fördert mittels kurzweiliger und unterhaltsamer Lerninhalte das eigenständige Lernen im Moment of Need.
  • Eine Learning Procurement Plattform erleichtert Lernenden und Personalentwickler:innen zugleich das Suchen, Finden, Vergleichen und Buchen externer, fachlicher Weiterbildungen.

Nur durch diesen ganzheitlichen Ansatz im Weiterbildungsmanagement schafft es die Personalentwicklung, den neuen Anforderungen gerecht zu werden und sicherzustellen, dass das eigene Unternehmen auch noch in 5, 10 und 15 Jahren über die Kompetenzen verfügt, die es braucht, um langfristig erfolgreich zu sein.  

Kerstin Schreck

Entwicklungserleichterin, Germanistin, Anglistin ( M.A.), Betriebswirtin ( VWA). Seit 1999 bei der Haufe Akademie an Bord. Leidenschaftliche Kommunikatorin rund um News aus der Haufe Akademie und alle Themen, die die Menschen bei der Haufe Akademie bewegen. Kerstins Blick auf die Themen entspricht der Frage: Wie hilft das dabei, Entwicklung zu erleichtern?