Weiterbildung: Gemeinsame Mission von Personalentwicklung und Einkauf

Sowohl Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen haben inzwischen verstanden: Kontinuierliche Weiterbildung ist überlebenswichtig in der Arbeitswelt 4.0. So ist laut der Weiterbildungsstudie 2022 der Bitkom Akademie für 84 Prozent der Berufstätigen das Weiterbildungsangebot entscheidend für die Wahl des Arbeitgebers [1]. Und auch Unternehmen investieren immer mehr in die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter:innen, denn sie wissen: Unternehmen mit einer erfolgreichen Corporate Learning Strategie haben eine bis zu 30 Prozent bessere Performance [2]. Mittlerweile können Mitarbeiter:innen aus vielen Lernformaten wählen: Von E-Learnings, LinkedIn Learning, Micro- und Nanolearnings bis hin zu klassischen Seminaren, Schulungen und Konferenzen.

Besonders die Beschaffung von klassischen Präsenzveranstaltungen ist oft zeitaufwändig und komplex. Welche Rollen nehmen Personalentwicklung und Einkauf in diesem Prozess ein? Welche Herausforderungen gibt es für beide zu überwinden? Und wie lässt sich die Beschaffung von Seminaren externer Anbieter für alle vereinfachen?

„Wir müssen uns weiterbilden!“: Herausforderungen für die Personalentwicklung

Der interne Bedarf an Weiterbildung steigt. Abdecken müssen ihn in den meisten Fällen Personalentwickler:innen. Doch das ist nicht immer leicht, stehen sie doch vor zahlreichen Herausforderungen.

So müssen Personalentwickler:innen zum einen ein Weiterbildungsportfolio im Unternehmen anbieten, das die unterschiedlichen Bedürfnisse und Anforderungen der Belegschaft erfüllt. Der Fokus liegt auf einer Angebotsvielfalt, denn jede:r lernt anders, präferiert mal das digitale E-Learning und mal die Präsenzveranstaltung. Aufgabe der Personalentwicklung ist es, vielfältige Angebote bereitzustellen, die Mitarbeiter:innen zur eigenständigen Weiterbildung anregen.

Zum anderen müssen sie auch sicherstellen, dass die angebotenen Seminare, E-Learnings und Webinare einen gewissen Qualitätsstandard aufweisen. Schließlich sollen die Weiterbildungsmaßnahmen auch fruchten und das Unternehmen langfristig voranbringen. Das ist keine leichte Aufgabe. Während Personalentwickler:innen bei internen Angeboten noch einen guten Überblick und auch Einfluss auf die Qualität der Veranstaltungen haben, sieht das bei externen Angeboten schnell anders aus. Bringt die Konferenz, auf der noch keine:r war, den gewünschten Mehrwert? Ist der:die neue Trainer:in sein:ihr Geld wert?

Im Anbieter:innendschungel am Weiterbildungsmarkt durchzusteigen, stellt eine zusätzliche Herausforderung dar. Wer bietet die gewünschte Qualität? Der Markt ist fragmentiert, es gibt keine zentralen Qualitätsstandards, auf die man sich verlassen kann und er ist ständig in Bewegung. Stets alle Anbieter:innen mit ihrem individuellen Portfolio im Blick zu behalten, ist schier unmöglich.

Zu guter Letzt stehen Personalentwickler:innen vor der Herausforderung, dafür zu sorgen, dass das sorgfältig kuratierte Weiterbildungsangebot auch von der Organisation angenommen wird. Oft ist das Angebot unter der Belegschaft nicht bekannt und wird nur sporadisch und auf Zuruf genutzt. Buchungsprozesse sind unklar und bilden eine Hürde.  

 „Achtung Maverick Buying!“: Herausforderungen für den Einkauf

‍Wenn Weiterbildungsangebote von externen Anbieter:innen eingekauft werden, kommt der Einkauf ins Spiel. Auch Einkäufer:innen stehen dabei vor zahlreichen Herausforderungen. Immer wieder werden Weiterbildungen am Einkauf vorbei gebucht (Maverick Buying) und sorgfältig verhandelte Rahmenverträge nicht genutzt, wenn Mitarbeiter:innen Seminare in Eigenregie buchen. Wie sensibilisiert man Mitarbeiter:innen dafür, Rahmenverträge zu beachten und Einkaufsrichtlinien bei jeder Buchung einzuhalten?

Dem Einkauf fehlt zudem oft keine zentrale Übersicht über alle gebuchten Veranstaltungen. Das nimmt ihm die Möglichkeit, Potenziale für neue Rahmenverträge zu entdecken und bessere Konditionen auszuhandeln. Auch eine Kostenkontrolle- und Optimierung wird so enorm erschwert.

Eine weitere Herausforderung ist das Lieferantenmanagement. Zahlreiche Einzelbestellungen müssen angelegt, Lieferanten einzeln gepflegt werden. Das bringt einen hohen Aufwand mit sich. Wie lassen sich also viele Bestellungen auf weniger Lieferanten bündeln?

Zudem gibt es oft rechtliche und vertragliche Aspekte, die bei der Zusammenarbeit mit externen Weiterbildungsanbieter:innenn zu beachten sind. Werden die eigenen Einkaufsrichtlinien eingehalten? Wie steht es um die Lieferketten der Anbieter:innen in Bezug auf das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)? Diese Anforderungen einzuhalten, stellt Einkäufer:innen vor immer größere werdende Herausforderungen.

Gemeinsame Sache für gemeinsamen Erfolg

‍Wenn sich Mitarbeiter:innen eigenständig um ihre Weiterbildungen kümmern, ist das wünschenswert und spricht für intrinsische Motivation. Machen Personalentwicklung und Einkauf allerdings gemeinsam Angebote, die sowohl den Ansprüchen von HR als auch den Richtlinien aus dem Einkauf entsprechen, profitieren alle davon:

- Personalentwickler:innen sichern die Qualität des Weiterbildungsangebots im Unternehmen, wählen Lieferant:innen enstprechend der benötigten Kompetenzen aus und können das Lernangebot an die Mitarbeiter:innen kommunizieren.

- Einkäufer:innen stellen die Einhaltung rechtlicher und vertraglicher Vorgaben sicher und reduzieren Maverick Buying. Gleichzeitig handeln sie mit ihrer Expertise bessere Konditionen aus und sichern dadurch ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis der Angebote.

- Lernende bestellen Weiterbildungen über einen zentralen, vom Einkauf eingeführten und abgestimmten Prozess, der sie niedrigschwellig und ohne Hürden dazu motiviert, sich eigenständig und kontinuierlich weiterzubilden.

Für die gemeinsame Sache fehlt es beiden Bereichen oftmals lediglich an Transparenz: Die Personalentwicklung kann nicht einsehen, welche Weiterbildungen gebucht, durchgeführt oder storniert wurden. Das wiederum ist wichtig für die Erfolgsmessung der Maßnahmen. Der Einkauf kann ohne Transparenz keine Kosten kontrollieren und optimieren.

Personalentwicklung und Einkauf sollten das Gesamtangebot daher gemeinsam kuratieren und beispielsweise über einen zentralen Punch-Out-Katalog bereitstellen – auch und insbesondere für eine optimierte Lernerfahrung der Mitarbeiter:innen.

Fazit: Hand in Hand arbeiten für geringeren Workload undeine bessere Learning Experience

Wenn Personalentwicklung und Einkauf beim Thema Weiterbildung zusammenarbeiten, profitieren nicht nur die jeweiligen Abteilungen, sondern das gesamte Unternehmen. So weiß die Personalentwicklung dank zentraler, digitaler Beschaffungsprozesse durch den Einkauf, welche Angebote fruchten – und welche nicht. Der Einkauf wiederum kann sichergehen, dass Einkaufsrichtlinien eingehalten und Maverick Buying vermieden wird. Individuelle Bestellprozesse, die mehr Ressourcen als üblich fordern, werden zur Seltenheit, der Workload sinkt. Und zu guter Letzt profitiert die an dieser Stelle möglicherweise wichtigste Gruppe: die Lernenden. Sie erleben einen angenehmen und unkomplizierten Buchungsprozess und sind motiviert, die eigene Weiterbildung in die Hand zu nehmen. Und das ist wiederum gut für das Unternehmen: Mit den neuen Kompetenzen bleibt die Wettbewerbsfähigkeit in der Arbeitswelt 4.0 erhalten. Win Win für alle.

[1] Bitkom Akademie und HRPepper Management Consultants, „Weiterbildungsstudie2022“.

[2] McKinsey GlobalInstitute, 2023, „Performance through People”.